執筆:しもぞの(吉田音楽製作所)
こんにちは。総合作曲サークル吉田音楽製作所のしもぞのです。私は寮外生ですが、今回は吉田寮食堂を
使用する団体の1人として、食堂使用者会議のあれこれについて記述します。
食堂使用者会議とは?
吉田寮食堂は、下記会議に参加するなど、運営に携わることで、誰でも使用することができる開かれた場所です。その運営の一環として、食堂局、寮生、寮外生をはじめとした様々な人を交えて行われる、食堂の使用方法について話し合う場所が食堂使用者会議です。毎月、13日と28日の21時から、吉田寮食堂にて行われます。
主に、食堂でのイベント、会計、設備についてなどの話し合いがなされます。ここでまとめられた事項は、寮生によって行われる総会にて再び取り上げられる場合もあります。
食堂を使用したイベントについて
食堂では、有志(寮生、寮外生、学内外のサークル、教員、地域の方などなど)によって様々なイベントが企画・運営されています。ライブイベントや、クラブイベント、劇団公演、屋台、炊き出し、故人の追悼など、イベント内容は多岐に渡ります。かくいう我々吉田音楽製作所も、3月、6月、11月と、年3回吉田寮食堂を使ってライブイベントを行なっています。
企画提出について
食堂に企画を提出する際には、説明や記録のためにレジュメを書く必要があります。以下に、具体的にどのような事項を含めれば良いのかを記述します。
1.イベントの概要と理由について
どのようなイベントを行い、どのような理由を伴って食堂を使用するのかを書くと良いです。イベントに大義がなければ認可されないというわけではありませんが、何らかの理由があると、同じような社会問題に関心をもつ人や、同じ趣味をもつ人の興味を引きやすいです。
2.日時の設定について
イベントをやるにしても、まず日程を決めなければ始まりません。食堂では毎月5、15、25日の21時から総会が行われるので、そこを避ければ大体の場合使用できます。しかし、NF期間等はイベント企画で混雑するので、その分早めに申請する必要があります。他の団体と被ってしまった場合、基本的に食堂会議にて先に企画を認可されていた側が優先となります。そうでない時は当事者間で話し合うなどして解決しましょう。
ライブイベントや劇団企画など、舞台設営などの準備が必要な場合はその準備期間や撤収期間も申請する必要があります。
3.集客・集金について
イベントの際にどれくらいの人が来るのかを書くと良いです。人数が多いと、吉田寮イベントガイドラインに抵触してしまうため、そちらを同時に確認しイベントを調整しましょう。加えて、イベントにかかる経費をどう集めるか(カンパを集める、入場料を徴収するなど)を書いておくと良いです。
4.感染症対策について
現在の政府の動向から、今後イベントガイドラインの改訂が行われる可能性がありますが、吉田寮コロナウィルス対策特別委員会のガイドラインを確認し、従う旨を記述しましょう。
5.ハラスメント対策について
多くの集客が予定されるイベントの場合には、あらゆる人の過ごしやすい空間づくりのために、運営によるハラスメント対策を練る必要があります。想定されるトラブルに対して、運営がどのようにスタッフを配置し、どのように対応するのかを記述しておくと良いです。
6.物品申請について
吉田寮食堂の物品を使用したい場合も申請が必要です。設営でステージを作る際には単管パイプを使ったり、平台を使ったりすることが多く、また、音楽イベントの際には、スピーカー等を借用する場合があります。
7.音止め申請について(厨房使用者会議にて)
こちらは、食堂会議ではなく、厨房使用者会議にて行われる手続きですが、イベント内容によっては必要な場合があるので記述します。厨房ではその機材を用いて、バンド練習等の音楽関連の諸々が行われているのですが、食堂で音楽系イベントや映画上映、劇団公演など、音響を使用したい企画を行う場合は、厨房使用を制限する音止め申請が必要となります。同レジュメを用いるなどしてイベント企画内容を説明した上で、音止め時間帯を伝えましょう。
8.イベントの総括について
イベントが終了したら、内容を取りまとめて報告する必要があります。イベント内容や食堂使用期間を記述した上で、来場者数や会計の内容を記述する必要があります。多めに最後に、イベントにおいて反省点や問題点が浮かび上がったらこちらも記述しましょう。
以上が、食堂におけるイベント使用におけるレジュメの書き方です。吉田寮食堂は、現在の裁判によって存続の危機に瀕しています。しかし、食堂とは、使用者にとって唯一無二の場所であり、その誰もが存続を望んでいます!様々なイベントが行われることで、食堂が賑やかになり、活性化につながるため、みなさんも色々な企画を持ち寄ってください!!